Az október 9-e és 11-e közötti nagyszabású tanácskozáson három nemzetközi szövetség, a kísérleti régészettel foglalkozó EXAR és a szabadtéri régészeti parkokat összefogó EXARC, illetve liveARCH  is képviselteti magát. A rendezvény az Európai Unió támogatásával valósul meg. Februárban Budapesten tartott megbeszélést az a négyfős bizottság, amely felügyeli a rendezvény szervezését.

Tagjai:
Dr. Gunther Schoebel, EXAR (az Unteruhldingen-i múzeum igazgatója), Németország
Dr. Vicze Magdolna, „Matrica” Múzeum igazgatója, Magyarország
Dr. Wolfgang Lobisser, EXARC (Bécsi Egyetem, Kísérleti Régészeti szakcsoport) Ausztria
Roeland Paardekooper, liveARCH (Exeteri egyetem PhD hallgatója) Hollandia